Нарушает ли закон хранение данных архива эл почты со сканами документов с перс данными работников
Завертяев Андрей
Имеет ли работодатель право хранить в электронном виде копии личных документов уволенных работников? Не нарушает ли это закон?
Роскомнадзор может признать хранение таких документов избыточным по отношению к заявленным целям обработки персональных данных. Такое нарушение влечёт наступление административной ответственности.
Работодатели в процессе трудовых отношений получают доступ к персональным данным работников. Это необходимо для соблюдения требований налогового, бухгалтерского и трудового законодательства. При этом работодатели обязаны за свой счёт обеспечивать безопасное хранение личной информации работников и её защиту от несанкционированного доступа. Для этого в компании должен быть принят локальный нормативный акт – положение об обработке и хранении персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). С этим документом должны быть под подпись ознакомлены все работники.
Копии документов работников могут храниться в электронном виде (в архиве электронной почты). После увольнения работника копии его личных документов должны быть уничтожены, если нет отдельного соглашения, в котором оговорено иное.
Согласие работника на обработку его персональных данных, подписанное им при трудоустройстве, перестаёт действовать после его увольнения. Соответственно, уничтожение персональных данных в данном случае осуществляется в связи с утратой заявленной цели обработки. Суды придерживаются именно такой позиции (Постановление Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 г. № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013).
Итак, если нет отдельного соглашения, то хранение персональных данных уволенных работников в электронном виде (в архиве электронной почты) признаётся избыточным и влечёт наступление административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ.