Направление банком в электронном виде справок о доходах и сообщений о невозможности удерж НДФЛ
Завертяев Андрей
Банк, желая ускорить и оптимизировать процесс направления клиентам справок о доходах физического лица и сообщений о невозможности удержания НДФЛ, рассматривает несколько вариантов отправки таких документов в электронном формате:— в виде файлов, сформированных в личном кабинете клиента в банке;— в виде сформированного файла, пересылаемого по email;— в отсканированном виде по email.Какие обязательные требование должны соблюдаться банком при выборе каждого из вариантов? Не будет ли использование этих вариантов нарушать законодательство о персональных данных?
Варианты направления банком указанных документов в виде сформированного файла или в отсканированном виде по email не соответствуют законодательным требованиям, поскольку ни одним из них не предполагается отправка оригиналов документов. Вариант с предоставлением файлов через личный кабинет клиента допустим при условии, что документ будет содержать квалифицированную электронную подпись. Положения закона о персональных данных в этом случае не нарушаются.
Налоговые отношения регламентируются НК РФ. Закон чётко определяет, что сообщать в налоговые органы о доходах физических лиц, с которых не удержан налог, а также о суммах неудержанного налога, обязаны налоговые агенты. В качестве налоговых агентов выступают субъекты, на которых налоговое законодательство возлагает обязанности по исчислению, удержанию и перечислению налогов в бюджет государства (п. 3.1 ст. 24 НК РФ). Этот статус имеют юридические лица и индивидуальные предприниматели (п. 1, 2 ст. 24 НК РФ).
По заявлению налогоплательщика налоговый агент обязан выдать ему справку о полученных доходах и удержанных суммах налога (п. 3 ст. 230 НК РФ, пп. 1.5 п. 1 Приказа № ММВ-7-11/566@). Документ выдаётся в письменном виде. То же самое относится к сообщению о невозможности удержания НДФЛ. Следует отметить, что требование о письменной форме не означает, что налоговый агент (в рассматриваемой ситуации – финансовое учреждение) обязан представлять документы исключительно в бумажном виде. Дело в том, что форма составления и формат представления документа не тождественные понятия. Формат выдаваемых налогоплательщикам справок о доходах налоговым законодательством не установлен. По поводу понятия «письменная форма документа» в законодательстве не даётся чётких разъяснений. При этом в п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 содержатся разъяснения, из которых понятна разница между оригиналом (подлинником) документа, дубликатом, копией и электронной копией.
Письменная форма предполагает составление документа, подписываемого сторонами или уполномоченным лицом (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Требование о соблюдении письменной формы считается исполненным в т. ч. при использовании электронных средств, если содержание оригинала документа воспроизводится в неизменном виде. Наличие электронной подписи – обязательное условие для признания такого документа подлинником (ч. 1 ст. 71 ГПК РФ).
В современной практике широко распространено использование личного кабинета налогоплательщика (п. 1 ст. 11.2 НК РФ). Правила, предусмотренные для такого взаимодействия, применимы в любых правоотношениях, в т. ч. в отношениях с банками и финансовыми учреждениями (ч. 1 ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Персональные данные клиентов, содержащиеся в электронных документах банка, подлежат защите в соответствии с законом о персональных данных. Передавая такие документы третьим лицам, банк должен предварительно получить согласие клиента на обработку персональных данных либо убедиться в наличии оснований, когда такое согласие не нужно.
Итак, требование НК РФ о письменном сообщении налогоплательщикам о невозможности удержания налога не обязывает передавать такое сообщение только на бумажном носителе. Допустима и электронная форма, но документ должен содержать квалифицированную электронную подпись. В рассматриваемой ситуации банк, направляя клиенту в электронном виде через личный кабинет документы, не нарушает закон о персональных данных. При этом получать согласие клиента на направление ему этих документов не нужно.