Ищу варианты, как снизить расходы своей веб-студии

Самозанятый — это плательщик налога на профессиональный доход, или НПД. Самозанятые IT-специалисты могут быть программистами и веб-мастерами, выполнять задачи по анализу и обработке данных, верстке, дизайну и технической поддержке.

Работа с самозанятыми исполнителями — это как работа с подрядчиками. Поэтому бизнес может снизить налоговую нагрузку сразу по двум направлениям.

Не нужно платить НДФЛ и страховые взносы. Самозанятый сам ежемесячно платит налог со своего дохода. Это значит, что компания-заказчик не платит за него страховые взносы и не удерживает из вознаграждения налог на доходы физлиц.

Выплаты самозанятым учитывают в налоговых расходах. Компания рассчитывается с самозанятым как с любым договорным исполнителем или партнером, а не трудоустроенным работником. Эти выплаты можно учитывать как расходы при расчете налога на прибыль — а значит, уменьшить налоговую базу и сумму налога.

Важно выстроить работу с самозанятым как со сторонним исполнителем, а не штатным сотрудником. Если налоговая заподозрит трудовые отношения, работодателю придется доплатить страховые взносы, НДФЛ и уплатить штрафы. Вот какие правила нужно соблюдать, чтобы этого избежать.

Привлекать самозанятых под конкретный проект. Если, к примеру, самозанятый программист систематически выполняет одни и те же обязанности, налоговая может расценить это сотрудничество как трудовые отношения. Оплата также должна быть за проект, а не «каждый месяц 12-го числа».

ИТ-специалист сам оказывает услуги. Например, в одиночку создает сайт или пишет программный код. Самозанятому нельзя поручать управленческие задачи: он не может нанимать других специалистов или выступать посредником для других исполнителей.

Не ограничивать самозанятого ИТ-специалиста в инструментах, месте и времени. Он может работать, когда и где захочет, без строгого графика. На компьютере компании или нет — как договоритесь. Например, не должно быть ситуации, когда самозанятый работает полный день в офисе как рядовой сотрудник.

Бывший или нынешний сотрудник компании не может работать с компанией как самозанятый. Работодатель не сможет перевести штатных работников на НПД. По закону самозанятый может выполнять заказы для бывшего работодателя не раньше чем через два года после увольнения.

Не превышать лимит по заработку. У самозанятых есть лимит дохода — 2 400 000 ₽ в год, или усредненно 200 000 ₽ в месяц. Ежемесячный доход не ограничивается, главное, не выходить за пределы годового лимита. Если его превысить, самозанятый лишится своего статуса.

Тогда будет считаться, что компания платила обычному человеку. А значит, налоговая может доначислить НДФЛ по ставке 13%, страховые взносы и штраф — 20% от недоимки.

Договориться, чтобы самозанятый предупреждал о проблемах со своим статусом. Такой пункт стоит прописать в договоре с самозанятым и определить санкции, если исполнитель этого не сделает. Иначе может получиться так, что исполнитель выполняет заказы для двух заказчиков и его доход будет свыше 2 400 000 ₽ в год.

Проверять статус самозанятого перед каждой оплатой. Это необходимо, чтобы избежать отправки денег человеку без статуса самозанятого. Проверять можно на сайте налоговой службы.

Получать чек от самозанятого после каждой оплаты. Чек — главный документ, который доказывает, что компания платит самозанятому, а не обычному человеку. Важно, чтобы в чеке был верно указан ваш ИНН, сумма и назначение платежа. Если обнаружили ошибку в чеке, нужно попросить самозанятого аннулировать чек и прислать новый — с правильными данными.